1. Responsable del tratamiento
VigilIA, operado por Deepdev, con domicilio en Colombia.
2. Marco legal
La presente política se rige por la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes de la República de Colombia.
3. Datos personales que recolectamos
Dependiendo de su rol en la plataforma, recolectamos los siguientes datos:
Administradores y personal administrativo
- Nombre completo y correo electrónico
- Número de teléfono
- Cargo y rol dentro de la organización
- Datos de la empresa administradora (NIT, razón social, dirección)
Residentes
- Nombre completo, correo electrónico y número de teléfono
- Número y tipo de documento de identidad
- Unidad residencial asociada
- Datos de vehículos (placa, marca, modelo, color)
- Fotografía de perfil (opcional, cargada por la administración del conjunto)
- Fotografías de comprobantes de pago y evidencias en PQRS
- Comprobantes de pago y datos de transacciones financieras
Guardias de seguridad
- Nombre completo, correo electrónico y número de teléfono
- Número y tipo de documento de identidad
- Datos de ubicación GPS durante rondas de vigilancia
- Fotografías tomadas durante rondas y novedades
- Registros de fichaje (hora de entrada y salida de turnos)
Visitantes
- Nombre completo y número de documento de identidad
- Datos del vehículo (si aplica)
- Fotografía (si aplica)
- Fecha, hora y motivo de la visita
Datos técnicos y de dispositivo
- Tokens de dispositivo para notificaciones push (Firebase Cloud Messaging en Android, Apple Push Notification Service en iOS)
- Tipo de dispositivo, sistema operativo y versión de la aplicación
- Dirección IP y datos de navegación (Google Analytics, solo en la web)
- Cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma
Permisos solicitados por las aplicaciones móviles
Las aplicaciones móviles Vigilia Residentes (Android e iOS) y Vigilia Guard (Android e iOS) solicitan los siguientes permisos del sistema operativo, únicamente cuando son necesarios para una funcionalidad específica:
📍 Ubicación (GPS)
Solo en la app Vigilia Guard, exclusivamente durante el fichaje de turnos y rondas de vigilancia, para verificar la presencia del guardia en los checkpoints físicos del conjunto.
📷 Cámara
Para capturar fotografías de visitantes, paquetes, novedades de seguridad, evidencias de rondas, comprobantes de pago y para escanear códigos QR de visitantes o checkpoints.
🖼️ Galería / Fotos
Para adjuntar comprobantes de pago, evidencias de PQRS y fotografías guardadas en el dispositivo.
🔔 Notificaciones
Para informar al usuario sobre visitantes, paquetes recibidos, recordatorios de pago, comunicados, emergencias del conjunto y citofonía digital.
📳 Vibración
Solo en Vigilia Guard, para alertas hápticas de emergencias y eventos prioritarios.
🌐 Acceso a internet
Necesario para la comunicación con nuestros servidores y el funcionamiento de la plataforma. Todas las conexiones se realizan vía HTTPS cifrado.
El usuario puede revocar cualquiera de estos permisos en cualquier momento desde la configuración del sistema operativo de su dispositivo. La desactivación de algunos permisos puede afectar el correcto funcionamiento de las funcionalidades asociadas.
4. Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán utilizados para:
- Gestionar el acceso y la seguridad del conjunto residencial
- Administrar la facturación, cartera y pagos de cuotas de administración
- Procesar reservas de áreas comunes
- Gestionar PQRS (peticiones, quejas, reclamos y sugerencias)
- Enviar comunicados y notificaciones relevantes
- Gestionar la recepción y entrega de paquetería
- Facilitar la citofonía digital entre guardias y residentes
- Coordinar asambleas y procesos de votación
- Gestionar órdenes de mantenimiento y activos del conjunto
- Supervisar rondas de vigilancia y seguridad
- Procesar pagos en línea a través de pasarelas autorizadas
- Gestionar emergencias dentro del conjunto residencial
- Administrar el saldo prepago de VigilIA Card
- Mejorar la experiencia del usuario y la plataforma
- Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades
5. Datos sensibles
VigilIA puede recolectar datos de ubicación geográfica (GPS) de los guardias de seguridad durante sus rondas de vigilancia. Estos datos se recolectan con el consentimiento expreso del titular y son necesarios para verificar el cumplimiento de las rondas de seguridad. El tratamiento de estos datos se realiza conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
6. Derechos de los titulares (Derechos ARCO)
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
Acceder
a sus datos personales en nuestras bases de datos
Rectificar
datos inexactos, incompletos o desactualizados
Cancelar
datos no tratados conforme a la ley
Oponerse
al tratamiento para finalidades específicas
Revocar
la autorización otorgada para el tratamiento
Solicitar
prueba de la autorización otorgada
Para ejercer estos derechos, envíe su solicitud a [email protected] indicando su nombre completo, número de documento de identidad, descripción de los hechos y la solicitud concreta. Responderemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.
También puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Eliminación de cuenta
Las cuentas de VigilIA son creadas y administradas por la administración de cada copropiedad. Si desea eliminar su cuenta y los datos personales asociados, puede solicitarlo directamente a la administración de su conjunto o escribiendo a [email protected]. La solicitud será atendida en un plazo máximo de quince (15) días hábiles y conlleva la eliminación de la cuenta de acceso y de los datos personales que no estemos legalmente obligados a conservar.
7. Transferencia y transmisión de datos
Sus datos personales pueden ser compartidos con:
Pasarelas de pago
MercadoPago, Wompi y/o PayU para procesamiento de transacciones
Firebase (Google)
Envío de notificaciones push a dispositivos móviles
Google Analytics
Análisis estadístico del uso de la plataforma web
Empresa administradora
De su conjunto residencial, como encargada del tratamiento
No vendemos, alquilamos ni compartimos sus datos personales con terceros para fines comerciales o publicitarios ajenos a la plataforma.
8. Medidas de seguridad
Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos:
9. Conservación de datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política y conforme a los plazos legales aplicables:
Datos de usuarios activos
Mientras la cuenta esté activa y el usuario sea residente, guardia o administrador de un conjunto.
Registros financieros (cargos, pagos, facturas)
10 años, conforme a obligaciones contables y tributarias colombianas.
Registros de acceso y rondas de seguridad
2 años, por motivos de seguridad del conjunto y posibles requerimientos judiciales.
Datos de visitantes y autorizaciones
1 año desde la última visita, para fines de seguridad y trazabilidad.
Datos eliminados por solicitud del titular
Eliminación en un plazo máximo de 15 días hábiles, salvo obligación legal de conservación.
Una vez cumplido el plazo o la finalidad, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.
11. Menores de edad
VigilIA no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. Si un menor necesita ser registrado como residente, sus datos serán proporcionados y autorizados por su representante legal conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
12. Modificaciones a esta política
Nos reservamos el derecho de actualizar esta política de privacidad en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en esta misma página con la fecha de actualización. Se recomienda revisar periódicamente esta política.
13. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con esta política de privacidad o el tratamiento de sus datos personales:
14. Autoridad de protección de datos
Si considera que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia.