El problema de reservar en un cuaderno
En muchos conjuntos el salón social se aparta en un cuaderno de portería o por WhatsApp con la administración. Así aparecen las reservas dobles, los pagos que nadie sabe si se hicieron y las discusiones el mismo día del evento. Con VigilIA cada zona común tiene un solo calendario, que ven la administración y los residentes, y las condiciones del conjunto las aplica el sistema en cada reserva.
Cada zona común con sus condiciones
La administración crea las zonas que se pueden reservar y define para cada una:
- Horario de uso: la hora de apertura y la de cierre. No se aceptan reservas por fuera de ese horario.
- Anticipación: con cuántos días, como mínimo y como máximo, se puede reservar, para que nadie aparte el salón con meses de ventaja.
- Aprobación: si las reservas quedan confirmadas al instante o necesitan el visto bueno de la administración.
- Costo: si la zona se cobra, el valor por hora y el medio de pago.
- Estado: disponible, en mantenimiento o inactiva. Una zona en mantenimiento deja de aparecer para reservar hasta que se vuelva a habilitar.
Cómo reserva el residente
Desde la app VigilIA Residentes, el residente ve las zonas comunes disponibles, escoge la fecha y elige uno de los horarios libres. Un horario que ya está reservado no se puede tomar, así que no hay cruces. Antes de confirmar, la app le muestra el costo de la reserva y cómo se va a pagar.
Sus reservas quedan en "Mis reservas", con su estado: solicitada, aprobada, rechazada o cancelada. Si cambia de planes, la cancela desde la app hasta un minuto antes de la hora de inicio.
Aprobación y calendario en el panel
Cuando la zona requiere aprobación, la solicitud le llega a la administración, que la aprueba o la rechaza indicando el motivo. El residente recibe el aviso en el celular y, si la reserva fue rechazada, ve la razón en la app.
En el panel, la administración ve todas las reservas en un calendario por día, semana, mes o año, crea reservas desde ahí y puede cancelar una reserva indicando el motivo. El residente recibe el aviso de la cancelación.
Zonas comunes con costo
En las zonas que se cobran, como el salón social o la zona BBQ, el valor se calcula por horas y se paga de una de estas formas, según lo que configure el conjunto:
- VigilIA CARD: el valor se descuenta del saldo prepago de la unidad al reservar, o al aprobar si la zona requiere aprobación. Si el residente cancela, el saldo vuelve a la cuenta de forma automática. La VigilIA CARD está incluida en todos los planes como promoción.
- Pago en línea: con el complemento de Pagos en línea ($49.900 al mes), el residente paga por la pasarela del conjunto. Cuando el pago se confirma, la reserva queda pagada y, si la zona no requiere aprobación, queda aprobada en ese momento.
- Comprobante de pago: el residente paga por transferencia, adjunta la foto o el PDF del comprobante y la administración lo revisa antes de aprobar.
El conjunto decide además si una unidad con deuda vencida, con cualquier deuda o sin restricción puede reservar zonas con costo. Cuando se cancela una reserva que se pagó en línea o con comprobante, queda marcada como reembolso pendiente para que la administración registre la devolución.
Recordatorios y avisos
El día anterior, el residente recibe un recordatorio de su reserva aprobada, en la app y como notificación en el celular. También recibe un aviso cada vez que la administración aprueba, rechaza o cancela una de sus reservas, así que no tiene que llamar a la oficina para saber si el salón quedó suyo.
Las reservas de zonas comunes están incluidas en los planes Estándar y Profesional y hacen parte de la plataforma completa de VigilIA, junto con PQRS y comunicados, control de acceso y portería y facturación y cartera. Conoce todo en software para conjuntos residenciales o revisa los planes y precios.